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成都体育学院机要文件管理办法

    为了确保机要文件的安全,防止文件丢失和泄密现象发生,结合我院的实际,制定本办法。
第一条 保守党和国家秘密,是关系到党和国家安全、人民利益的大事,是每个共产党员、国家干部和一切工作人员的职责,是每个公民应尽的义务。
第二条 收文、发文
(一)秘密文件应由机要人员拆封,他人不得拆阅。机要室收文时,要当面按封皮号码逐件核对签收,拆封后要看清文别,清点份数,并根据密级和级别,分别进行登记。
(二)机要室收到文件后,要及时送学院领导阅批,根据领导指示承办。
第三条 阅读、传递
(一)严格按规定范围阅读文件,任何人不得随意扩大阅读范围,也不允许向规定以外的人员泄露文件内容。经领导批示扩大阅读范围的,按领导批示办理。
(二)传阅文件由机要室承办。传阅文件要直送,不得横传,绝密文件、省军级文件应于当天归还机要室,一般不得在外过夜,不得从文件夹中抽取文件,必须抽取时,应办理借阅手续。
(三)传递秘密文件,应用文件夹,注意不得遗失;不允许携带秘密文件去公共场所或探亲访友。
(四)内部文件的传递,要专人取送,严格手续,其他人员未经领导批准不得代收、代送。
(五)不得随意摘记和抄录秘密文件内容。如因工作需要摘记和抄录时,须经领导批准,并摘记在专用保密笔记本上,注意保存,不得丢失。
第四条 借阅、管理
(一)学院机要文件、内部资料等由学院办公室负责管理。存放在机要室有保密设施文件柜内,个人和单位不得长时间留存文件,用毕及时归还。   
(二)各党总支、直属党支部需临时借阅文件,经分管院领导同意后,原则上由各党总支、直属党支部兼职机要员或系、处级党员领导办理借阅手续。借阅时要认真办理登记、签收手续,用毕及时归还。
(三)严禁将绝密文件、资料带回家,机要文件和资料原则上也不能带回家,特殊情况须经党委负责同志批准,用毕立即归还。
(四)根据规定,中央文件及中央领导同志讲话,未经原发文单位批准,不得翻印或复印。因工作需要确需复印时,须经分管院领导同意,发文部门负责同志批准。复印、发放的手续、数量要符合有关规定,并要和原文件一样进行严格管理,用后交回,不得自行处理。
(五)凡参加上级召开的各种会议带回的文件,除已明确不必上交的外,一律交机要室登记保存,个人不得保存。若因工作需要,可办理借阅手续,用毕及时归还。
第五条 清退、销毁、移交
(一)中央文件及省政府下发的文件及秘密资料,每季度或重大节日前清查核对一次,每学期末清退一次。发现遗失要及时向领导和有关部门报告,并认真查找,防止文件丢失和失密、泄密现象发生。
(二)机要工作人员调动工作应将所借文件、资料清退清楚,并向接替工作的同志办理移交手续。
(三)清退大宗文件或销毁文件、内部资料,要用专车送指定地点。各单位不得随意私自处理印有秘密、内部资料等标志的文件、资料。
(四)文件的留存按省委有关规定办理。
第六条 本办法由学院办公室负责解释,自发布之日起施行。
 
                                    2003年9月16日

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