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成都体育学院档案工作“十三五”规划

“十三五”时期,是学校各项事业改革发展创新的关键时期,为推动学校档案工作全面协调可持续发展,提升档案工作的科学化、规范化、现代化水平,更好地发挥档案工作的基础性作用,提高档案工作对学校事业发展的贡献率,依据中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和四川省委、省政府办公厅《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的相关精神,特制定本规划。

一、“十二五”期间取得的成绩
“十二五”期间,学校档案工作在学校领导的关心和支持下,在各部门的积极配合和帮助下,在全院专兼职档案工作人员的共同努力下,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,坚持贯彻落实科学发展观,加强档案基础业务建设,大胆变革档案整理方式,推进档案信息资源共享,提高档案人员业务能力和水平,紧紧围绕学校中心工作,为教学、科研及管理提供优质服务,取得了档案工作的新发展。
(一)完善档案工作规章制度,档案工作规范化管理水平得以提升
2011年,为深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》(27号令)、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则(试行)》的相关要求,学校在参照执行《归档文件整理规则》的基础上,对学校之前的档案管理规章制度进行了修订完善,形成了《成都体育学院档案工作规范实施细则》、《成都体育学院各门类文件材料归档范围及保管期限表》、《成都体育学院档案材料借查阅制度》,进一步明确各部门文件材料归档范围、归档具体要求和档案借查阅需遵循的原则和制度,档案工作的开展更加科学、有序、规范。
(二)加强档案馆基础设施建设,档案保管条件和人员办公条件得以改善。
“十二五”期间,针对学校档案产生和移交数量的逐年增加,根据自身校情,在资源和物质条件有限的情况下,积极扩充库房面积、安装档案密集架,增加档案馆藏空间,满足了较长一段时间内学校档案保管存放的需求。同时加大了档案馆基础设施的投入,逐步淘汰原有设备,重新购置除湿机、空调、防磁柜等基础设施,确保档案安全保管。同时,努力改善档案办公、阅览条件,办公设备设施齐全,现有物质条件和硬件设施能满足目前档案工作所需。
(三)加大档案资源收集力度,档案资源体系建设初显成效
“十二五”期间,学校档案归档数量呈总体上升趋势,馆藏数量明显增加,档案资源体系建设初显成效。以2006年学校本科教学水平评估和2012年学校七十周年校庆活动为契机,致力于提升各部门档案意识,在原有基础上扩展了文件归档范围,将本科毕业生论文、实习手册纳入归档范围,实现会计档案与其他类档案同步移交,档案门类齐全,基本做到了“应归尽归”。随着学校办学规模的扩大、各项业务活动的开展及管理职能的逐步细化,归档部门设立数量也达到历史最多,已全部纳入归档范畴。
(四)变革档案整理方式,档案整理环节得以简化
2011年,我们以档案信息管理系统(网络版)的安装使用为契机,参照《归档文件整理规则》的要求,大胆变革原有的档案整理方式,实现了除基建、科研、设备档案外,其他档案全部实行文件级整理及管理的方式。此举不仅方便了档案查阅利用,而且整理环节得以简化,更利于兼职档案员执行和操作。
(五)积极提供档案利用服务,档案价值得以充分发挥 
紧紧围绕学校中心工作,为教学、科研及党政管理提供档案借查阅利用,同时为师生员工提供各种证明材料是档案工作的职责所在。“十二五”的五年,学校档案利用呈现出了史上最为活跃的状态。在学校七十周年校庆活动举办当年,档案借查阅利用量更是达到了历史之最,其中用于编写校志——《成都体育学院发展历程》的档案查阅案卷接近2100卷件次。除日常工作的查考利用外,学校各部门迎检迎评、监察审计、教师职称评审、科研课题经费审计、员工工资待遇及学校重大事件及重大活动开展等都是档案借查阅利用的重要方面。另外,在学生就业、提干政审、申请学位、报考博士、考取教师资格、补充个人档案及教职工办理入户等方面借查阅利用也极其频繁,档案材料充分发挥了其自身价值。在利用服务中,我们严格按照财政部、发展改革委、国家档案局的相关规定,自2013年8月1日起取消档案利用收费。
(六)启动档案信息化建设,档案管理现代化水平逐步提高
“十二五”期间,学校安装使用了网络版档案信息管理系统,配置有专门的服务器和存储设备,档案管理系统的更新、维护实现了专业化和专人化,并就系统的使用情况定期对兼职档案员开展业务培训,逐步实现了部门自行著录、网络移交归档。同时,加大了电子文件的收集力度,电子文件的数量较之前有大幅增长。档案管理以一个系统为依托、一个工作群为辐射,管理更加现代化。
(七)密切对外沟通联系,档案工作思路得以拓展
“十二五”期间,学校积极参加四川省档案局、四川省高校档案工作协会及西南高校档案工作联盟举办的各类学术会议和业务培训,加强对外沟通联系,了解高校档案工作的整体发展态势、分析总结高校档案工作中面临的新情况、新问题及应采取的发展对策;利用会议交流的平台,主动与参会高校探讨新的条件下如何从满足实际需要出发、更好更科学地推动档案工作发展,学习他们先进的经验和做法,并用于指导自身实际工作。此外在平时工作中,注意通过其他方式和渠道加强与其他高校的联系与交流。通过参会及会外交流,开阔了视野、拓展了工作思路,提高了业务水平,增强了解决实际问题的能力。
(八)建立档案考核制度,档案工作的不力局面得以改善
之前学校档案工作的考核是通过两年一次的检查评优进行的,这种方式在有效推动档案工作进一步发展、调动人员积极性、发现归档文件材料中存在的问题并及时分析总结等方面,曾经发挥过重大作用,但随着档案工作实际情况的不断发展,此种方式存在不科学、操作性和有效性差等问题。2014年学校根据党的群众路线教育实践活动建章立制环节的要求,经充分考虑和认真研究,形成了《成都体育学院档案工作考核办法(试行)》和《成都体育学院档案工作考核评分标准》,将原来两年一次的档案工作检查评比变革为每年年底进行考核,考核制度和方式更加成熟,考核工作更加规范化、制度化和科学化,有效地改善了档案工作中的一些不力局面。
积极参与科研活动,以科研带动档案工作的科学化管理
 “十二五”期间,学校加大了对档案工作科研的扶持力度,档案工作的科研活动逐步启动,并取得了初步成效。此间,获得四川省教育厅科研课题立项2项、四川省高校档案工作协会课题立项2项、学院院级课题立项1项。从长远来看,加大档案工作科研力度,使档案工作不仅仅局限于日常的收、管和用,同时展开对学科和工作中的问题研究,有利于进一步提升档案工作的科学化管理,增强档案工作者的角色自信和职业自信。

二、存在的突出问题
(一)档案产生移交数量逐年增长与档案库房馆藏空间严重不足的矛盾凸显。自2006年本科教学水平评估以来,学校在档案工作中开始接收本科毕业生的论文和实习手册,由于实习手册人手一本、数量庞大,且每册有一定厚度,按照每年实际毕业学生的数量来计算,库房排架长度在以每年10M左右的速度增长,2006年至今十年,光是实习手册的排架长度已经达到了100M左右,大致相当于库房所有馆藏档案排架长度的六分之一,再加上各部门归档文件的数量在逐年增加,现有库房容量已显得严重不足,增加库房面积已迫在眉睫。
(二)档案信息化建设步伐缓慢与国家快速推动信息化建设的要求相距较远。学校档案信息化建设起步较晚,2011年才正式安装使用网络版档案管理软件、开始着手大力收集电子文档,电子文档数量占总体档案数量比重很少。原馆藏纸质档案的数字化工作几乎没有开展,档案数字化方面的建设与我们而言是全新的课题。按照国家信息化建设战略和两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)要求,档案数字化工作的开展早已是形势所需,应尽快大力推进。
(三)档案利用形式单一、利用范围有限与不断增长的利用需求之间存在潜在的矛盾。随着学校档案利用需求的日益增长,要求异地利用的呼声日渐高涨,但学校目前只开展到馆查询服务,不能满足异地利用者需求。另一方面,现有编研工作严重滞后,档案利用层次整体较低。档案编研是档案利用的一个重要途径,同时也是档案工作能力和水平的一个重要展示,由于人手紧张再加上编研能力欠缺,导致这几年在档案编研方面投入很少,成果层次也比较浅薄。
(四)档案工作人员配备与渐增的档案工作任务的要求存在差距。
当前,学校档案移交接收数量呈总体上升趋势。另一方面,随着社会档案意识的提高,对档案材料认知程度和认可程度的加深,档案借查阅利用量与前期比较也有了成倍的增长。新形势下,学校档案工作对档案工作者提出了新的要求和挑战,现有人手的配备已显紧张(学校现有专职档案工作人员3人,其中1人具有档案专业知识背景)。进一步加强档案人才队伍建设,提高档案工作者专业素质和业务能力,调动各部门兼职档案员工作积极性与主动性,是今后档案工作的重点和难点。

三、“十三五”期间指导思想和总体目标
“十三五”期间,学校档案工作将继续深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神,全面贯彻落实党的十八大和十八届三中、四中、五中全会精神,遵循创新、协调、绿色、开放、共享发展理念,以《成都体育学院“十三五”发展规划》为指导,围绕学校中心工作,坚持以人为本、服务为先原则,结合学校校情,以信息化为核心内容,完善档案工作机制,加强档案队伍建设,健全“三个体系”,推进档案工作提质增效,使学校档案工作基础设施更加现代化、管理更加科学化、利用更加开放化。

四、“十三五”期间档案工作发展主要任务
(一)加强档案基础设施建设,扩充馆藏空间,满足较长时期内档案保管需求。目前,学校正在紧锣密鼓地筹备新校址建设,在新校址建设规划中,充分考虑了档案事业发展的需要,新校址档案馆规划建筑面积约2000平方米,能满足未来较长一段时期内档案馆藏的需要。在新校址建成投入使用之前,近期将通过安装密集架、增加临时库房等方式缓解馆舍空间局促的问题。
(二)完善档案工作机制,加强档案制度建设,提高档案工作科学化、规范化管理水平。受历史条件和馆藏空间所限,学校学生档案、人事档案与综合档案分别由不同部门分散管理,管理水平互有差异,档案查阅利用也较为不便。“十三五”时期,我们将继续完善档案工作机制,加强档案部门的行政管理职责,不断加强分类档案管理制度建设,加强对档案分室的业务指导,进一步提高档案工作的规范化管理水平。
(三)以人为本,加强档案人才队伍建设,充分发挥人才引领作用。“十三五”时期,学校将进一步加强档案人才队伍的建设,增加专职档案工作人员数量,通过多种方式和渠道改善档案人才队伍的知识结构,建立人才激励机制,提升档案工作人员的积极性和创造性,改善办公条件,关心队伍成长,加强专兼职档案员的业务培训,确保学校档案事业的可持续发展。
(四)快速推进档案信息化建设,大力提高档案信息化水平。信息化是档案管理现代化的核心,“十三五”期间,学校要加大档案信息化的投入力度,以建设数字档案馆为目标和契机,推动档案馆网站建设,充分调研、规划、逐步开展传统载体档案数字化工作,加大电子文档和声像档案的收集力度,建立与OA系统及学校其它部门管理信息系统的有效链接,从技术和管理上确立档案信息系统的安全保障体系,逐步提高档案收集、管理和利用的现代化水平。
(五)深化和拓展档案开放开发,促进档案信息资源共享。开发利用,做好服务,是档案工作的“初心”。“十三五”期间,我们将加大档案编研力度,以“围绕中心、服务大局”为主线,选择、挖掘相关主题,将编研作为档案研究的一个方式,将编研成果作为档案宣传和展示的一个途径,在关键节点上提供有质量、有分量的档案服务,充分实现档案的价值。同时,针对利用活跃的档案材料,逐步建立远程服务平台和体系,提供远程网络利用,让利用变得更为快捷方便。此外,将以数字化建设为基础,在校内进一步推动档案信息资源共享,引导各部门逐步实现档案资源自主查阅。
    
      “十三五”建设已经启航,我们即将踏入新的征程。接下来的五年,我们将继续秉承优良传统,牢记责任与使命,继续加强档案基础业务建设,快速推动档案信息化建设,深化档案开发利用,促进资源信息共享,建立健全档案安全保障体系,充分发挥档案独特作用,实现档案自身价值,为学校的改革与发展、建设与创新做出应有的贡献!

 

                                                                                              成都体育学院
                                                                                           2016年3月25日


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