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关于进一步规范会议室使用管理的通知

校内各单位:

  学校会议室是学校召开各种会议及公务接待的主要场所,是展现学校形象的重要窗口,为加强会议室管理,提高会议室使用效率,更好的为各单位提供会议保障和服务,现将会议室使用管理有关事项通知如下:

  一、会议室基本情况

  目前,由校办统筹安排的会议室有:第一办公楼第一会议室(可容纳20人左右)、第一办公楼第二会议室(可容纳20人左右)、第一办公楼第三会议室(可容纳50人左右)、同传室(可容纳160人左右)、学术报告厅(可容纳1100人左右)、科研楼五楼会议室(可容纳500人左右)、国际交流中心(可容纳60人左右)等。

  二、会议室的管理和使用

  1、使用范围:以学校名义召集的各类会议;上级主管部门或兄弟单位来校工作会议等;职能部门及二级单位组织的会议、学术活动等;大型学生活动。

  2、申请流程:会议室使用实行“先预订者先使用”的原则,如遇学校重大活动,则优先安排。为避免造成场地冲突,使用会议室的单位需要至少提前2天通过OA系统填写《会议室借用申请表》,并跟踪审批流程。如会议改期或取消,请及时更改或取消预定登记并报校办行政科。

3、具体要求:借用单位负责会场布置(接待和服务)工作,负责使用时间内的管理,不得随意移动桌椅位置改变布局(确需移动,须经校办行政科同意,并在会后将桌椅恢复到原位),不得乱挂标语。会后关闭灯光、空调、门窗等,并负责做好会后会议室清理工作。如需使用座牌、茶杯等会务用品,请提前向行政科登记借用,并在会后做好清理、归还工作。

4、管理说明:学校办公室行政科负责会议室的统筹管理、协调安排。后勤产业处场馆中心负责会议室管理维护工作。场馆中心根据OA系统《会议室借用申请表》中的借用需求提前做好会前准备(包括卫生保洁,音响、投影设备调试,桌椅准备等);会后对借用单位的归还情况做好检查监督及保洁工作。

5、自本通知下发之日起,不再受理纸质版会议室借用申请单。

  特此通知 

                                    学校办公室
                                   2017年5月10日


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